En tant que leader ou toute personne cherchant à maximiser la productivité sans sacrifier la qualité, la clé du succès est de déléguer des tâches à d’autres. Savoir quoi et quand déléguer est essentiel pour réussir. Bien qu’il puisse être difficile de lâcher prise, apprendre à répartir les tâches et à travailler avec les autres peut libérer le potentiel de croissance. La délégation est donc un élément essentiel de la boîte à outils de tout leader, et comprendre son importance est la première étape vers la maîtrise de cette compétence inestimable.
L’importance de déléguer des tâches
Déléguer signifie confier des tâches à d’autres. Apprendre à déléguer efficacement est une compétence essentielle pour les dirigeants ou toute personne qui a besoin de travailler avec d’autres pour accomplir un travail qui nécessite des efforts et du temps de plus d’une personne. Il existe divers avantages que l’on peut obtenir en déléguant efficacement, tels que :
- Gagner plus de temps pour faire autre chose
- Cela vous donne plus de possibilités de vous concentrer sur ce que vous devez faire.
- Il construit la confiance entre les gens.
- Vous pouvez gagner en tranquillité d’esprit en sachant que vous pouvez compter sur quelqu’un pour effectuer certaines de vos tâches au cas où vous seriez absent ou s’il y avait autre chose à faire.
- Favorise la croissance et le développement des personnes afin qu’elles puissent un jour se dépasser et effectuer les mêmes tâches que vous
- Diminue votre charge de travail
- Cela implique tout le monde, afin que les gens puissent penser qu’ils contribuent à quelque chose et qu’ils comptent pour l’organisation. Chacun améliore ses compétences et ses connaissances, ce qui fait grandir l’ensemble de l’organisation.
Pourquoi les autres ne délèguent-ils pas efficacement ?
Malgré les nombreux avantages de la délégation, d’autres ne la pratiquent toujours pas. Il peut y avoir différentes raisons de ne pas déléguer, telles que :
- Peur de céder le contrôle aux autres
- Manque de confiance qu’un autre membre de l’équipe ou personne ne peut pas effectuer une tâche au même niveau et avec la même efficacité que vous
- Certains peuvent vouloir s’accrocher à leur pouvoir autoritaire et hésiter à laisser les autres grandir, craignant qu’ils ne prennent le pas sur leur position de leader.
- Former quelqu’un à accomplir une tâche peut prendre du temps.
- D’autres peuvent craindre que les gens les voient comme abusant de leur pouvoir ou qu’ils soient paresseux lorsqu’ils laissent d’autres personnes faire certaines de leurs tâches.
- Certains peuvent penser qu’en tant que leader, vous devez tout faire par vous-même.
En tant que personne chargée de travailler avec ou de superviser les autres, vous devez surmonter ou changer votre état d’esprit si vous avez l’une des raisons que nous avons énoncées ci-dessus qui expliquent pourquoi vous pouvez hésiter à déléguer. Il n’y a aucune garantie que vous puissiez toujours être disponible pour faire tout le travail que vous devez faire, et il peut y avoir d’autres questions qui nécessitent plus de votre attention au lieu d’essayer de tout faire par vous-même. Les avantages de la délégation l’emportent sur toute raison que vous pourriez avoir pour ne pas déléguer.
Tâches que vous pouvez déléguer à d’autres
Maintenant que vous savez à quel point il est avantageux de déléguer des tâches, la prochaine étape consiste à déterminer quelles tâches peuvent être confiées à d’autres. Sur le lieu de travail, il peut y avoir des lignes directrices qui indiquent l’étendue du travail et les responsabilités d’un titre de poste particulier. Cependant, cela peut ne pas toujours être présent et parfois, les tâches peuvent se chevaucher. Dans un cadre plus informel, il peut ne pas être clair quelles tâches quelqu’un doit faire, et en tant que quelqu’un qui peut superviser les autres, nous pouvons faire quelque chose pour nous assurer que tout le monde fait quelque chose. En tant que personne chargée de diriger ou de travailler avec d’autres, certaines tâches peuvent être mieux attribuées à d’autres, ce qui vous donne plus de place pour diriger des personnes et gérer des projets.
- Des tâches petites et faciles que d’autres peuvent facilement faire peuvent être déléguées. Ceux-ci peuvent inclure la lecture d’e-mails, la saisie de données sur des feuilles de calcul, la création de rapports, la livraison de choses, etc. Bien qu’ils puissent être petits, ils peuvent exister en de nombreuses quantités et s’accumuler suffisamment pour prendre votre temps, il peut donc être préférable de les affecter à autres.
- Les gens ont des spécialités différentes, donc déléguer des tâches aux personnes les mieux adaptées à leurs compétences et à leurs connaissances sera une bonne chose. Vous pouvez être assuré que des résultats de bonne qualité seront livrés, et ils peuvent également être plus efficaces en le faisant.
- Les tâches répétitives et routinières sont un autre exemple d’emplois que vous pouvez confier à d’autres. Vous devez effectuer ces tâches quotidiennement ou au moins se produire plusieurs fois au cours d’une période donnée. Les exemples incluent la saisie de documents, la réponse aux e-mails, la mise à jour des données sur des feuilles de calcul, le téléchargement ou la soumission de fichiers aux clients, etc. Si quelqu’un fait déjà ce type de travail dans votre équipe, il peut être préférable de lui déléguer ces tâches.
- Les tâches fastidieuses ou tout ce qui est ennuyeux ou stressant peuvent être déléguées à d’autres. Il est possible que vous ne les trouviez pas agréables ou satisfaisants, mais d’autres le peuvent.
- Les emplois qui peuvent aider les autres à grandir sont de bons candidats pour le travail délégué. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez promouvoir certaines personnes à l’avenir. Donnez à ces personnes des tâches qui peuvent les aider à se préparer et à apprendre ce qu’elles pourraient faire à l’avenir. Si vous cherchez quelqu’un pour vous remplacer au cas où vous voudriez changer de carrière ou monter plus haut dans la hiérarchie, il serait bon d’enseigner à quelqu’un les mêmes choses que vous faites dans votre poste actuel.
- En tant que leader ou responsable d’un projet, vous vous souciez davantage de gérer les personnes et d’avoir une vue d’ensemble des choses. Idéalement, les tâches liées à la production ne devraient plus être incluses dans votre travail. Cependant, il est inévitable que vous ayez parfois encore besoin de faire ces travaux en raison d’un manque de personnes capables de les faire ou parce qu’il y a trop de travail à faire. Par conséquent, si vous souhaitez déléguer des responsabilités, le travail de production doit être effectué par d’autres pendant que vous vous concentrez davantage sur la meilleure façon dont ils peuvent réaliser ce qu’ils doivent faire et créer des objectifs pour faire avancer l’équipe ou l’organisation.
Attribuer des tâches aux autres, c’est bien.
Déléguer du travail à d’autres ne signifie pas que vous êtes paresseux et que vous ne faites que passer du travail à d’autres. Fait droite, c’est quelque chose qui peut utiliser les forces de chacun, afin que tous grandissent et développent leurs compétences, et que tout le monde puisse bénéficier d’avancer ensemble. Délégation réussie implique choisir les bonnes personnes pour le poste, expliquer pourquoi vous déléguez et fournir les ressources et la formation nécessaires aux autres pour effectuer la tâche déléguée. Le processus de délégation revient à choisir le rôle approprié pour chaque personne, ce qui conduit à une plus grande efficacité et à une meilleure réalisation du résultat souhaité pour le groupe qui profite à tous. Délégation efficace sida dans le développement professionnel de chacun en leur confiant les bonnes tâches. En même temps, vous libérez plus de temps pour vous-même en tant que leader, de sorte que vous pouvez vous concentrer davantage sur un travail qui profite aux autres et fait bouger le groupe dans son ensemble.